Лемана ПРО успешно перешла на российские IT-решения с помощью Яндекс 360

Помимо переименования в компании «Лемана ПРО» произошли значительные изменения — теперь она работает с российскими IT-решениями. Почему так произошло и какое влияние на это оказало «Яндекс 360», рассказывает технический директор Николай Кныш.

— Какие иностранные решения использовала компания на предыдущем этапе своего развития?

— Мы активно использовали Google Workplace и Microsoft Office 365 — эти платформы предоставляли нам все необходимые инструменты для работы и обучения.

Для разработки мы взаимодействовали с Atlassian: Jira, Confluence, баг-трекеры, базы знаний и учет трудозатрат. К сожалению, лицензии на эти продукты не продлили, и мы вынуждены были искать замену. Мы остановились на российских решениях, так как не имели возможности участвовать в тестировании зарубежных сервисов.

— Какие новые цифровые решения были внедрены после смены IT-партнеров и для каких процессов?

— Основными задачами были совместная работа с файлами (SharePoint, OneDrive) и управление IT (баг-трекинг, планирование, база знаний). Наша внутренняя экосистема предполагала четкую структуру процессов, отчетности, капитализации затрат и внутренних KPI. Переход на новые решения произошел очень быстро — всего за месяц.

— Какие критерии использовались при выборе нового решения и почему было решено остановиться на «Яндекс 360»?

— Подход к отбору решения одинаков для продуктов разных отраслей. Во-первых, важно, чтобы партнер соответствовал нашим требованиям. Во-вторых, нам необходим надежный партнер для построения долгосрочных взаимовыгодных отношений. В-третьих, учитывая наш акцент на автономность, мы должны иметь возможность оптимизировать выбранное решение под наш бизнес. В-четвертых, стоимость играет значительную роль в бизнесе. Поэтому после проведения тендера мы выбрали виртуальный офис «Яндекс 360».

Ранее мы уже частично пользовались сервисами "Яндекс 360". Например, «Яндекс Диск» использовался в качестве бэкапа для хранения и обмена информацией. Это было нашим видом страховки. И когда Microsoft перестал быть доступным, мы уже имели доступ к «Диску» от «Яндекс 360». Этот подход позволил нам перенести все данные всего за один день без лишних проблем при переходе на российское решение.

На тот момент у нас уже было стратегическое партнерство с "Яндекс 360" - надежный партнер с большим опытом.

Это было естественное решение, переход прошел гладко: все было забэкаплено, ссылки заменены — и продолжаем движение вперед.

— Сколько времени занял переход и как повлиял на нашу деятельность, производительность?

Первая часть нашего пути — Jira. Без нее работать не можем: там учет задач, трудозатрат, регламентов. Нам сказали: через квартал лицензии не будет. Мы начали подготовку — обучение, перенос данных, коммуникацию. «Яндекс 360» помог доработать загрузчики и перенести все нужное. Мы смогли перейти за один месяц. Начали бежать вперед: в пятницу рубильник, в понедельник в «Трекер». Первые недели были сложные из-за незнакомого интерфейса, но «Яндекс 360» поддержал нас. Мы быстро решали трудности, чтобы не потерять данные, самый главный риск. Все аккуратно перенесли из Jira — руками и с помощью «Яндекс 360».

Их скрипты дорабатывались на ходу — и это сработало. Перенесли 100% информации.

Когда Microsoft выключился, мы были готовы. Некоторые даже не заметили перемен. Важно сохранить привычные процессы, чтобы сотрудники не чувствовали разницы. Мы обеспечили плавный переход и достигли цели.

В новых системах работает около 11 тыс. сотрудников. Они просто сели и продолжили работу на новой платформе.

— Как вендор помогал решать проблемы?

— При изменении на «Трекер» первый месяц легкого шторма мы прожили вместе. Даже если вы специалист в области информационных технологий, все же потребуется время, чтобы отыскать предпочтительную кнопку, не говоря уже об сотрудниках магазинов или складов. Пользователи обращались за помощью, задавали вопросы. Рост обращений был ожидаемым, особенно из удаленных уголков. При переходе на «Трекер» команда «Яндекс 360» оказывала поддержку не только в сопровождении и обучении новым интерфейсам, но также и в разработке новых загрузчиков.

При переходе на «Яндекс 360» мы скорее помогали пользователям адаптироваться к новому интерфейсу; сам процесс изменения оказался в целом беспроблемным. В долгосрочной перспективе могу сказать, что упустили возможность воспользоваться премиум-поддержкой, к которой у нас был доступ. Это позволило бы сэкономить время, возможно, многие вопросы могли бы быть решены еще быстрее, эффективнее и интереснее, если бы мы использовали премиум-поддержку в полной мере.

Глобально говоря, столкнулись с двумя трудностями. Одну я уже указал — это освоение новых сервисов. Нам приходилось учить людей, как ими пользоваться. Второе — недостаток определенного функционала. Компания Atlassian за 15 лет создала только трекер Jira — там есть и отчеты, и метрики, и различные спринт-дэшборды. «Яндекс Трекер», разумеется, моложе. Мы должны были настроить нашу систему отчетности, чтобы продолжить измерение эффективности команды.

Кроме того, мы привыкли, что в Microsoft Excel мы можем взять файл на 30 тыс. строк и одновременно работающих над ним 150–200 человек. К сожалению, на момент нашего изменения на «Яндекс 360» сервис не мог обрабатывать такие объемы. В новой версии онлайн-редактора документов от «Яндекс 360» такой проблемы нет.

— Какие инструменты вы используете в настоящее время — только основные функции или есть индивидуализированные решения, адаптированные под ваши задачи?

— Мы используем «Трекер» и весь «Яндекс 360» плюс всю экосистему управления эффективностью IT и управлениями знаний. У нас есть несколько запросов о необходимости адаптации сервисов под наши нужды, и мы активно взаимодействуем с коллегами. Приятно, что компания готова к обратной связи от клиентов.

Многие торговые компании внедряют искусственный интеллект для повышения эффективности и сокращения расходов. Планируете ли вы применять эту стратегию в своем бизнесе?

Одним из ключевых аспектов для ритейлеров является создание карточек товаров, что требует значительных затрат, которые можно автоматизировать, освободив людей для работы с клиентами. Мы уже успешно используем искусственный интеллект для создания карточек товаров и видим положительные результаты. Стоимость создания одной карточки сократилась на 95%, а время размещения уменьшилось. До этого описания появлялись на сайте не ранее чем через две недели в зависимости от подрядчика, теперь же можно создавать их в тот же день, когда товар появляется на сайте. Мы также запустили пилотный проект по генерации фоновых изображений, что привело к существенной экономии средств, так как фотосъемка обходится дорого. Кроме того, в области информационных технологий мы используем YandexGPT для юнит-тестирования: нейронные сети занимаются созданием и запуском тестов, что позволяет нашим разработчикам освободиться от рутинной работы.

Каким образом изменились процессы управления и внутренние коммуникации в компании после внедрения «Яндекс 360»?

Мы используем метрику бюджета потерь для оценки возможных экономических убытков от различных действий. Эта метрика чаще всего применяется в критических ситуациях и масштабных миграциях.

При переходе на платформу «Яндекс 360» бюджет потерь равен нулю. Это, на мой взгляд, наилучшая оценка успешности перехода.

Процессы компании не прерывались, а миграцию не заметили даже сами сотрудники. Наши клиенты даже не заметили изменений.

В общем, процесс перехода шел максимально гладко. Действительно, возникали некоторые трудности с производительностью в начале, особенно у административных и территориальных групп, однако все быстро пришло в норму. Не было потери информации, не было перебоев в работе — цель достигнута.