Переход на электронные накладные: как это сократит расходы и улучшит рынок грузоперевозок

Во время Восточного экономического форума министр транспорта Российской Федерации Андрей Никитин отметил, что в стране уже оформлено примерно пять миллионов электронных перевозочных документов. Предполагается, что при обязательном использовании их количество возрастет до пяти миллиардов в год.

В правительстве уверены, что переход к цифровизации документооборота позволит не только снизить издержки перевозчиков, но также "очистит" рынок: обеспечит более тщательное отслеживание грузов внутри страны, уменьшит риски мошенничества и схем с НДС и заменой грузов.

По словам президента ассоциации "АвтоГрузЭкс" и совладельца логистического холдинга ПЭК Вадима Филатова, транспортная компания "Авто-ПЭК" уже с мая 2023 года запустила регулярные рейсы с использованием электронных транспортных накладных и на данный момент осуществляет более 90% рейсов с их помощью.

"Информация между участниками логистической цепи передается моментально, а встроенные механизмы проверки сведений минимизируют количество ошибок. Кроме того, время оформления документов сокращается в три раза - до 15-30 минут - при переходе на электронные путевые листы (ЭПЛ). Продолжительность проверок информации о перевозке, медицинских и технических осмотров сокращается более чем на треть и занимает от 15 до 60 минут", - прокомментировал предприниматель.

Филатов добавил, что за счет полного внедрения платформы ЭПЛ во внутренние системы логистических компаний трудозатраты на проверку и подтверждение данных в среднем уменьшаются на 35%. Автоматизация каждого этапа - от планирования перевозки до послерейсовых процедур - помогает ускорить выход транспорта на маршрут на 15%.

В структуре компаний "Дело" также отметили, что они давно перешли на электронный документооборот при осуществлении грузоперевозок и теперь с трудом представляют работу без него.

"Электронное подтверждение заказов на перевозку, документов на получение контейнеров в порту или грузов по железной дороге значительно снизило трудозатраты компании, улучшило качество обслуживания клиентов, прозрачность и управляемость процессов", - поделилась заместитель генерального директора по финансам и устойчивому развитию ГК "Дело".

Уменьшение времени на обработку документов при использовании электронных накладных значительно ускоряет оборачиваемость средств и позволяет оптимизировать внутренние расходы компаний, отметил в свою очередь президент ассоциации "Грузавтотранс".

"Отпадает необходимость содержать крупное бухгалтерское подразделение, следовательно, уменьшаются расходы на заработную плату, оборудование, налоги, аренду помещений. Бумажные архивы транспортных накладных, которые ранее нужно было хранить, могут занимать до 100-200 квадратных метров. С внедрением электронного документооборота они становятся излишними", - пояснил специалист.

Директор по транспорту NATCAR убежден, что использование электронных транспортных накладных делает взаимодействие грузоотправителей, перевозчиков и контролирующих органов значительно удобнее, чем при использовании бумажных документов.

Система уменьшает количество ошибок, исключает опасность утраты документов, делает процессы более предсказуемыми и контролируемыми. Для отрасли это шаг к цифровому будущему: транспортировка становится более эффективной, экономичной и безопасной, отметил Большаков.

Однако несмотря на все преимущества электронного документооборота, многие компании пока не торопятся внедрять его. Как пояснил Никита Ларин, руководитель логистического отдела компании "Транссертико", большинство их партнеров все еще используют бумажную документацию, поэтому переход на ЭТрН потребует двойную работу. Однако, по мнению Ларина, компания оперативно и без проблем перейдет на электронный документооборот, когда это станет обязательным.

Алексей Захудалин отметил, что полный переход на электронный документооборот затруднен из-за неготовности многих компаний. Готовность перейти на электронный документооборот - это лишь часть проблемы. Крайне важно уделить внимание юридическим аспектам, особенно в международных перевозках, подчеркнул спикер.

Свирина пояснила, что причиной медленного перехода документов в электронный формат стало необходимость заключения международных соглашений. Она одобрила инициативу Минтранса по обязательному внедрению электронной документации.

Представители бизнеса согласны с правительственным расчетом, что электронный документооборот сделает рынок более прозрачным, поскольку скрыть информацию о перевозках будет невозможно. Филатов уверен, что использование ЭТрН и создание реестра экспедиторов на платформе "ГосЛог" повысит прозрачность и уменьшит долю недобросовестных перевозчиков на рынке.

Матягин полагает, что цифровая обработка документов улаживает отношения между отправителем и перевозчиком, предотвращая ситуации, когда клиент заставляет исполнителя нарушать законы о перегрузе транспортного средства.

"При электронной обработке данных, которые автоматически передаются в налоговые и другие надзорные органы, невозможно будет подделать информацию о перевозке, утверждая, что было перевезено 100 тонн вместо установленных 20", - пояснил оратор.

Внедрение электронных транспортных накладных сделает финансовые процессы более устойчивыми и способствует прозрачности рынка перевозок, утверждает Большаков.

Согласно Захудалину, на данный момент выгоды от внедрения цифрового документооборота, такие как усиление контроля, увеличение налоговых поступлений и прозрачность бизнес-процессов, очевидны лишь для государства и владельцев товаров. Польза для перевозчиков и экспедиторов станет ясна лишь после запуска системы, считает оратор.

"Относительно выгод для экспедиторов, я считаю, что создание реестра приведет к сокращению предложений на рынке и увеличению цен на услуги. Особенно это затронет опасные и специализированные грузы", - предсказывает Захудалин.

Однако он убежден, что со временем ситуация стабилизируется, так как конкуренция на рынке логистики реагирует на изменения и быстро их внедряет.