Пошаговая инструкция: как рассчитывается компенсация за неиспользованный отпуск в 2026 году

Компенсация за неиспользованный отпуск — это денежная выплата за все неиспользованные календарные дни ежегодного оплачиваемого отпуска при увольнении работника. Право закреплено ст. 127 ТК РФ; сохранение среднего заработка во время отпуска и при выплате компенсации — ст. 114 ТК РФ; сроки полной выплаты при увольнении — ст. 140 ТК РФ; проценты за просрочку — ст. 236 ТК РФ.

Кому положена. Всем сотрудникам, работающим по трудовому договору, если на дату увольнения есть неиспользованные дни ежегодного основного или дополнительных отпусков.

Чем отпускные отличаются от компенсации. Методика расчёта одинакова (через средний заработок), но отпускные выплачиваются за время отдыха, а компенсация — вместо отдыха при увольнении.

📌 Важно: Компенсация при увольнении обязательна. Её нельзя «заменить» устной договорённостью. При отказе работодателя работник вправе обратиться в инспекцию труда или в суд. Основание — ст. 127 ТК РФ.

• Ежегодный основной отпуск — стандартно 28 календарных дней в год. Компенсируются неиспользованные дни за весь период работы у данного работодателя.
• Дополнительные отпуска — за вредные/опасные условия, за ненормированный рабочий день, иные предусмотренные локальными актами и законом. Они также компенсируются при увольнении, если не были использованы.
• Расширенные нормы для отдельных категорий: 30 дней для инвалидов; 31 день для несовершеннолетних; у педагогов — 42 и более дней (в зависимости от должности и учреждения). Эти дни так же учитываются в размере компенсации.

Исключения и пограничные случаи

• ГПХ (гражданско-правовые договоры). Права по ТК РФ на ежегодный отпуск и, соответственно, компенсацию не применяются.
• Неполный месяц. При определении стажа для отпуска в практике часто используется правило: месяц засчитывается, если в нём отработано 15 календарных дней и более; если меньше — месяц не включают. Конкретику фиксируют во внутренних регламентах, ориентируясь на разъяснения Роструда.

📌 Важно: Компенсируются все неиспользованные дни отпусков за весь период работы у конкретного работодателя, включая прошлые годы и дополнительные отпуска, если они не были отгуляны.

• Базовые нормы: ст. 114, 127, 140, 236 ТК РФ.
• Порядок расчёта среднего заработка: постановление Правительства РФ №540 от 24.04.2025. Введён единый знаменатель 29,3 — среднемесячное число календарных дней. Это влияет на итоговую сумму к выплате.
• Разъяснения Минтруда и ФНС помогают трактовать спорные случаи (учёт отдельных выплат, исключаемые периоды, совместительство). В расчетной политике работодателя стоит ссылаться на актуальные письма и локальные нормы.

📌 Важно: Используйте актуальную редакцию постановления №540. Переход на деление на 29,3 меняет сумму среднего дневного заработка по сравнению с прежними практиками и исключает «ручные» варианты с делением на фактические дни месяца.

Базовая формула:
Компенсация за неиспользованный отпуск = Средний дневной заработок × Количество неиспользованных дней отпуска.

Как считать средний дневной заработок (по постановлению №540):

• Если отработан полный расчётный период (12 месяцев):
  Средний дневной заработок = (Сумма включаемых начислений за 12 месяцев) / 12 / 29,3.
• Если работник у работодателя отработал менее 12 месяцев:
  1) Среднемесячный заработок = (Сумма включаемых начислений) / (Фактически отработанные месяцы).
  2) Средний дневной заработок = Среднемесячный заработок / 29,3.

Что включать в «сумму начислений» и какие периоды исключать:

• Включаются только выплаты, имеющие вознаградительный, регулярный характер и относящиеся к отработанному времени (оклад, доплаты и надбавки, премии по системным положениям).
• Не включаются: отпускные, пособия по временной нетрудоспособности, иные социальные выплаты и компенсации, единовременная материальная помощь.
• Из расчётного периода исключают периоды, когда за работником сохранялся средний заработок или он не работал по уважительным причинам (больничный, отпуск по беременности и родам, отпуск по уходу за ребёнком и т. п.), и соответствующие суммы из числителя также исключаются.

Округления. Рекомендуется считать с точностью до копеек на каждом этапе, итоговую выплату — в рублях и копейках. Если локальными актами закреплено правило округления, следуйте ему последовательно.

📌 Важно: Включайте только фактически начисленные, системные и относящиеся к отработанному времени выплаты. Не включайте отпускные, больничные и социальные выплаты — это типичная ошибка.

1. Определите расчётный период.

   Стандартно — 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу увольнения (по начислениям). Если у работодателя стаж менее 12 месяцев — берите фактически отработанные месяцы.

2. Соберите сумму включаемых начислений.

   Оклад, ежемесячные премии/надбавки, системные квартальные премии и т. п. Исключите отпускные, больничные, матпомощь.

3. Если период < 12 месяцев — рассчитайте среднемесячный доход.

   Среднемесячный доход = Сумма начислений / Количество отработанных месяцев.

4. Рассчитайте средний дневной заработок.

   По полной базе: (Сумма начислений / 12) / 29,3. При периоде < 12 мес.: (Среднемесячный доход) / 29,3.

5. Определите количество неиспользованных дней отпуска.

   Возьмите полагающиеся дни за весь период работы (включая дополнительные отпуска) минус фактически использованные. При стаже меньше года: Полагается = 28 × (кол-во полных месяцев)/12; для других норм — пропорционально.

6. Рассчитайте компенсацию.

   Компенсация = Средний дневной × Количество неиспользованных дней.

7. Учтите удержания и налоги.

   НДФЛ, алименты, иные исполнительные удержания. Подготовьте и выдайте расчётный листок.

📌 Важно: Перед расчётом подтвердите документально остаток отпускных дней (табель, личная карточка, графики отпусков, приказы). Ошибки учёта дней — самая частая причина споров.

Пример 1. Максим — полный годовой период

Дано:

• Средний ежемесячный доход за последние 12 месяцев: 75 000 ₽.
• Стаж у работодателя: 5 лет.
• Положено: 28 × 5 = 140 дней. Использовано: 130 дней. Остаток: 10 дней.

Средний дневной заработок:
(75 000 × 12) / 12 / 29,3 = 75 000 / 29,3 ≈ 2 560 ₽.

Компенсация:
2 560 × 10 = 25 600 ₽.

НДФЛ (резидент, доход до 5 млн в год):
25 600 × 13% = 3 328 ₽.

К выплате:
25 600 − 3 328 = 22 272 ₽.

Пример 2. Елена — стаж менее 12 месяцев, есть премии

Дано:

• Оклад: 80 000 ₽ в месяц.
• Стаж: 9 месяцев (декабрь 2024 — август 2025).
• Премии: 29 700 ₽, 22 145 ₽, 51 348 ₽. Суммарно: 103 193 ₽.
• Полагается отпуск пропорционально: 28 × 9/12 = 21 день. Не использовала ни дня.

Сумма начислений:
80 000 × 9 + 103 193 = 720 000 + 103 193 = 823 193 ₽.

Среднемесячный доход:
823 193 / 9 ≈ 91 466 ₽.

Средний дневной:
91 466 / 29,3 ≈ 3 123 ₽.

Компенсация:
3 123 × 21 ≈ 65 583 ₽.

НДФЛ 13%:
≈ 8 526 ₽.

К выплате:
≈ 65 583 − 8 526 = 57 057 ₽.

Пример 3. Оксана — 0,5 ставки, 6 месяцев работы, часть дней отгуляна

Дано:

• Оклад по 1 ставке — 40 000 ₽; работает на 0,5 ставки, значит 20 000 ₽/мес.
• Стаж: 6 полных месяцев.
• Ежемесячная надбавка (системная) 4 000 ₽ начислялась 4 месяца: всего 16 000 ₽.
• Фактически использовала 5 дней отпуска.

Сумма начислений:
(20 000 × 6) + 16 000 = 120 000 + 16 000 = 136 000 ₽.

Среднемесячный доход:
136 000 / 6 ≈ 22 666,67 ₽.

Средний дневной:
22 666,67 / 29,3 ≈ 773,5 ₽.

Полагается отпуск пропорционально:
28 × 6/12 = 14 дней.

Неиспользовано:
14 − 5 = 9 дней.

Компенсация:
773,5 × 9 ≈ 6 961,5 ₽.

НДФЛ 13%:
≈ 905 ₽.

К выплате:
≈ 6 056,5 ₽.

📌 Важно: Примеры иллюстрируют общий подход. В реальных кейсах проверяйте нестандартные выплаты, исключаемые периоды и локальные нормативы работодателя, а также статусы резидентства для НДФЛ.

НДФЛ. Компенсация за неиспользованный отпуск включается в налоговую базу по НДФЛ. Для резидентов — 13% до совокупного годового дохода 5 млн ₽ и 15% на превышение; для нерезидентов — 30% (если не применяются специальные режимы/льготы). Работодатель удерживает налог при выплате.

Алименты и иные удержания. При наличии исполнительных документов удерживаются в общем порядке.

Страховые взносы работодателя. Компенсация за неиспользованный отпуск включается в базу по страховым взносам (НК РФ), если иное не предусмотрено исключениями. Бухгалтерия начисляет взносы отдельно от НДФЛ.

Расчётные листки. Работодатель обязан предоставить расшифровку начислений и удержаний.

📌 Важно: НДФЛ и иные обязательные удержания с суммы компенсации — зона ответственности работодателя. Выдавайте расчётный листок с детальной расшифровкой.

Срок выплаты. В день увольнения выплачиваются все суммы, причитающиеся работнику (ст. 140 ТК РФ). Если работник не был на работе в день увольнения — не позднее следующего рабочего дня после предъявления письменного требования.

Ответственность за просрочку. Ст. 236 ТК РФ: за каждый день задержки — проценты в размере не ниже 1/150 действующей ключевой ставки Банка России от невыплаченной в срок суммы. Возможны административные штрафы и доначисления.

Практика выплат. Компенсация перечисляется на зарплатный счёт; если он закрыт, работник должен заранее предоставить новые реквизиты.

📌 Важно: Фиксируйте факт получения: банковская выписка, расписка, отметка в расчётном листке. Это снизит риски споров для обеих сторон.

Ошибки работодателей

• Деление на фактически отработанные дни вместо 29,3 при расчёте среднего для отпусков и компенсации — искажение суммы.
• Неправильный состав включаемых выплат: неучёт регулярных премий или, наоборот, включение соцвыплат.
• Ошибки учёта отпускных дней: неактуальный график, неточности в табеле.
• Нарушение сроков расчёта и отсутствия расчётных листков.

Ошибки сотрудников

• Не проверяют остаток отпускных дней и не сверяют данные отдела кадров.
• Не анализируют расчёт среднего дневного заработка и суммы удержаний.
• Не предоставляют актуальные реквизиты для перевода.

Как избежать:

• Внедрить чек-листы и единый регламент расчёта (формулы, источники данных, контрольные точки).
• Обеспечить прозрачность: выдача расчётных листков с формулами и основаниями.
• Настроить контроль сроков выплат и обмена документами.

📌 Важно: Главные причины споров — неверный расчётный период и ошибочное включение/исключение выплат. Документируйте каждую позицию и закрепляйте методику в локальных актах.

1. Подайте заявление об увольнении.

   По собственному желанию — за 14 календарных дней до даты увольнения (если не согласовано иное).

2. Уточните остаток отпускных дней.

   Запросите в отделе кадров/бухгалтерии расчёт неиспользованных дней. Сверьте со своим учётом.

3. Получите расчётный лист по компенсации.

   Попросите расшифровку: какие выплаты учтены, расчёт среднего дневного, количество дней.

4. Проверьте формулы самостоятельно.

   Используйте алгоритм из статьи: проверьте знаменатель 29,3, состав начислений, пропорцию отпускных дней.

5. Получите окончательный расчёт и документы.

   В день увольнения: зарплата, компенсация, другие выплаты, расчётный лист, трудовая книжка (или электронная выписка), справки о доходах и удержаниях НДФЛ.

6. Если не выплатили вовремя — действуйте письменно.

   Заявление работодателю, затем — жалоба в трудовую инспекцию, далее — иск в суд с требованием выплаты суммы и процентов по ст. 236 ТК РФ.

📌 Важно: Всегда направляйте требования в письменной форме и сохраняйте подтверждения отправки/получения. Это критично для оперативного разрешения споров.

• Обновите регламент расчёта компенсации.

  Пропишите формулы по постановлению №540, источники данных (табель, личные карточки, приказы), исключаемые периоды, состав включаемых выплат.

• Шаблон расчётного листка.

  ФИО, табельный номер, расчётный период, список начислений (сумма и вид), формула среднего, количество неиспользованных дней, итог до удержаний, удержания (НДФЛ, алименты), сумма к выплате, подписи ответственных.

• Контрольные точки.

  Проверка корректности периода (12 мес. или фактически), премий и надбавок, табеля, сроков выплаты (ст. 140 ТК РФ).

• Автоматизация.

  Обновите ЗУП/бухучётный модуль (правило 29,3), настройте справочники выплат (что включается/исключается).

• Архивирование.

  Храните расчёты, переписку, заявления, приказы. Это минимизирует риски претензий и ускоряет разрешение споров.

📌 Важно: Синхронизируйте локальные акты с постановлением №540 и закрепите алгоритм расчёта в учётной системе. Это исключит «ручные» ошибки и претензии контролёров.

Алгоритм сотрудника:

1. Письменное требование работодателю с указанием суммы, основания и срока выплаты.
2. Жалоба в Государственную инспекцию труда (приложите расчёты, документы).
3. Иск в суд: взыскание невыплаченной компенсации, процентов по ст. 236 ТК РФ, компенсации морального вреда (при наличии оснований).

Документы:

• Трудовой договор, приказы, график отпусков, табель, справки о доходах, расчётные листы, банковские выписки, заявление об увольнении, копии переписки и требований.

Советы:

• Фиксируйте все обращения письменно, соблюдайте деловой тон.
• Рассчитайте ориентировочные проценты за просрочку: Сумма долга × (Ключевая ставка/150) × Количество дней задержки. Например, при долге 30 000 ₽ и ключевой ставке 16% задержка 10 дней даст минимум 30 000 × (0,16/150) × 10 ≈ 320 ₽ процентов.

📌 Важно: Проценты по ст. 236 ТК РФ начисляются независимо от вины работодателя. Это усиливает позицию работника в переговорах и суде.

Удерживаются ли алименты с компенсации за неиспользованный отпуск?
Да. Удерживаются на общих основаниях по исполнительным документам.

Облагается ли компенсация НДФЛ?
Да. Это доход работника, облагается НДФЛ (13%/15% для резидентов, 30% для нерезидентов — при отсутствии специальных режимов).

Как считать дни, если работал меньше года?
Пропорционально: стандартно 28 × (количество полных месяцев)/12. Для иных норм (педагоги, инвалиды, несовершеннолетние) используйте соответствующую годовую норму.

Можно ли получить компенсацию, если работал по совместительству?
Да. Расчёт ведётся по каждому месту работы отдельно, исходя из начислений у соответствующего работодателя.

Что если в трудовом договоре указаны иные правила расчёта?
Условия договора не могут ухудшать положение работника по сравнению с ТК РФ. Применяются нормы закона и актуальные подзаконные акты.

📌 Важно: При сезонных работах, разовых крупных премиях и нестандартных графиках лучше сделать юридический и бухгалтерский аудит расчёта перед выплатой.

Шаблон расчётного листка по компенсации:

• Данные сотрудника: ФИО, табельный номер, подразделение, дата увольнения.
• Расчётный период: даты, перечень исключаемых периодов.
• Начисления, включаемые в средний: вид выплаты, период, сумма.
• Формула: база / 12 / 29,3 (или среднемесячный / 29,3) = средний дневной.
• Отпуск: годовая норма, стаж (полные месяцы), пропорция, фактически использованные дни, остаток.
• Итог до удержаний: средний дневной × неиспользованные дни.
• Удержания: НДФЛ, алименты, прочие.
• Сумма к выплате.
• Подписи: бухгалтер, кадровик, ознакомление работника.

Чек-лист бухгалтера (10 пунктов):

1. Проверен расчётный период (12 мес. или фактически).
2. Исключены социальные выплаты и отпускные из базы.
3. Учтены системные премии/надбавки.
4. Верно рассчитан стаж для пропорции отпуска.
5. Применён знаменатель 29,3.
6. Подтверждён остаток дней документами.
7. Верно рассчитан НДФЛ и иные удержания.
8. Подготовлен расчётный листок с формулами.
9. Согласованы и актуализированы реквизиты работника.
10. Собран и архивирован комплект документов.

📌 Важно: Приложите к процессу расчёта внутренние шаблоны (листок расчёта, форма требования, чек-лист бухгалтера). Это ускоряет проверку и снижает риск ошибок.

Правильный расчёт компенсации за неиспользованный отпуск в 2026 году — это юридическая обязанность и вопрос репутации работодателя; для работника — гарантия получения всего положенного. Базовый принцип прост: корректно определить средний дневной заработок (по правилу 29,3), точно посчитать неиспользованные дни и применить верные удержания. Используйте алгоритм и шаблоны из статьи, фиксируйте все данные документально, а при разногласиях действуйте поэтапно: письменное требование — инспекция труда — суд.

Если вы хотите упростить расчёт и избежать ошибок:

• Воспользуйтесь онлайн-калькулятором компенсации (по формуле 29,3) и сформируйте расчётный листок за 2 минуты.
• Оставьте заявку на консультацию бухгалтера/юриста, чтобы проверить спорные выплаты, статусы резидентства, удержания и сроки.
• Скачайте чек-лист и шаблон расчётного листка — они помогут быстро организовать процесс и пройти возможную проверку без претензий.

✅ Совет: Синхронизируйте кадровый и бухгалтерский учёт: единые данные по стажу и отпускным дням экономят время и предотвращают ошибки. Актуализируйте локальные акты под постановление №540, обучите сотрудников расчёту по 29,3 и фиксируйте все шаги — это лучшая страховка от споров.

⚠️ Предупреждение: Нарушение срока выплаты в день увольнения автоматически влечёт начисление процентов по ст. 236 ТК РФ и повышает риски штрафов. Не откладывайте расчёт на «после», проводите его заранее и готовьте документы к дате увольнения.

📌 Ключевые тезисы:

• Компенсация при увольнении — обязательна (ст. 127 ТК РФ).
• Средний дневной для отпусков и компенсации — через деление на 29,3 (ПП РФ №540).
• Включайте только вознаградительные и регулярные выплаты, исключайте отпускные/больничные.
• Срок выплаты — день увольнения (ст. 140 ТК РФ), за просрочку — проценты (ст. 236 ТК РФ).
• Проверяйте расчёт по чек-листу, используйте шаблоны и автоматизацию.