Январский чек‑лист для бизнеса и ИП: что срочно проверить после праздников

В декабре–январе камеральные проверки чаще всего цепляются за НДС (несостыковки по ЭДО), 6‑НДФЛ (неверные суммы удержанного налога) и УСН (занижение доходов, неподтверждённые расходы).

Что проверить прямо сейчас:

• 6‑НДФЛ. Сверьте начисления и выплаты за декабрь, даты удержания и перечисления. Типичные ошибки: опечатки в ИНН/СНИЛС сотрудников, неверный ОКТМО, нестыковки между суммой удержанного НДФЛ и платёжками.
• НДС. Пройдите по книге покупок/продаж, сопоставьте входящие и исходящие счета‑фактуры, проверьте электронный документооборот с ключевыми контрагентами. Любые расхождения — немедленная сверка и корректировки.
• УСН. Сверьте КУДиР с банковскими выписками, убедитесь, что доходы/расходы документально подтверждены (акты, накладные, чеки ККТ онлайн-кассы). Отсутствие первички по крупным расходам — триггер для доначислений.
• Практический алгоритм: 1) выгрузите реестры из учётной системы; 2) сопоставьте с выпиской банка; 3) сформируйте акты сверки с контрагентами; 4) зафиксируйте расхождения и план корректировок; 5) при необходимости отправьте пояснения.

💡 Пример:
Если по исходящему счёту‑фактуре на 1 200 000 ₽ (в т.ч. НДС 200 000 ₽) контрагент не отразил покупку, инспекция запросит пояснения у обеих сторон. Отсутствие ответа — риск отказа в вычете и штраф по ст. 122 НК РФ (до 20% от спорной суммы).

📌 Важно: Ошибки по НДС и несоответствия по входящим счетам‑фактурам — самые «дорогие» триггеры января: доначисления + штраф до 20% и повышенное внимание инспекции к цепочке контрагентов.

Слабые места РСВ — базы и тарифы, персональные данные, периоды занятости.

Проверка РСВ: чек‑лист

• Тарифы и базы. Убедитесь, что применены правильные тарифы (включая льготные для МСП) и верно закрыт годовой лимит.
• Персональные данные. ФИО, СНИЛС, ИНН, периоды работы, пособия — без ошибок и пропусков.
• Выплаты. Учтены все больничные, отпускные, премии, переработки и декабрьские доплаты.
• Сверка с фондами. Поданы СЗВ‑ТД по всем кадровым событиям, учтены переходы и увольнения. Данные РСВ должны стыковаться с учётом Социального фонда.
• Дедлайн. Годовой расчёт — в январе (см. календарь). Расхождения — готовьте пояснения, приказы, табели, трудовые договоры.

📌 Важно: Несоответствия по страховым взносам часто приводят к требованиям и приостановке выплат. С фондами и инспекцией лучше работать проактивно: отвечать на уведомления контролирующих органов в течение 1–2 дней.

Кадровые ошибки — регулярный источник штрафов. Проверьте:

• Трудовые договоры, допсоглашения, штатное расписание, ЛНА.
• Приказы о приёме/переводе/увольнении, отпусках и премиях.
• Табели учета рабочего времени, графики смен, сверхурочка.
• Документы по больничным и отпускам, расчёт среднего заработка.
• СЗВ‑ТД по всем событиям за декабрь–январь.
• Особые режимы: дистанционка, совмещение, ГПХ — корректные акты, правильные формулировки предмета договора и результата работы.

Процедура наведения порядка:

1. Проведите внутреннюю ревизию кадрового архива.
2. Назначьте ответственного.
3. Закройте «хвосты»: оформите пропущенные приказы и соглашения.
4. Зафиксируйте исправления служебной запиской и пояснениями.

📌 Важно: Исправления задним числом допустимы только с пояснениями и подтверждающими документами. За нарушения по трудовому законодательству грозит штраф по КоАП РФ ст. 5.27 (для юрлица обычно 30 000–50 000 ₽, для должностных лиц — 10 000–20 000 ₽).

ККТ после праздников нередко «сыпется»: батареи, связь с ОФД, ошибки фискального накопителя.

План проверки ККТ:

• Статус ФН: срок действия, заполненность, отсутствие ошибок. Связь с ОФД — стабильная, данные передаются.
• Z‑отчёты и журналы смен: нет «висящих» незакрытых смен, все возвраты оформлены корректно.
• Сверка выручки: Z‑отчёты = ПКО и банковские поступления по эквайрингу/QR.
• Возвраты/коррекции: чеки коррекции оформлены, основания сохранены (заявления, акты).
• Онлайн‑платежи/мобайл: чек пробивается и уходит клиенту, e‑mail/телефон покупателя корректно фиксируются.

⚠️ Предупреждение: Неприменение ККТ и непробитый чек — основания для штрафов по КоАП РФ ст. 14.5 и до приостановки деятельности при повторных нарушениях. Проверьте каждый аппарат и доступ к личному кабинету ОФД.

📌 Важно: Пробел в передаче данных в ОФД — частая причина жалобы клиента и инспекторского запроса. Форс-мажоры (сбой интернета) фиксируйте актом и логами.

Невалидная ЭЦП в январе = сорванные сроки сдачи отчетов.

Что сделать сейчас:

• Проверить срок действия всех ЭЦП руководителя и уполномоченных сотрудников.
• Перепроверить криптопровайдер и сертификаты: работают ли с нужными форматами отчётности (НДС, 6‑НДФЛ, РСВ, пояснения).
• Заархивировать и продублировать важные договоры и счета‑фактуры из ЭДО (особенно те, по которым заявлены вычеты).
• Держать резервную ЭЦП на отдельном носителе, а также запасной канал отправки (оператор ЭДО/почта/банк).

📌 Важно: Просроченная ЭЦП = неподписанный документ = пропуск срока сдачи. Штрафы и требования в этом случае формальные: инспекция руководствуется фактом просрочки.

Запрос — это просьба уточнить. Требование — процессуальный документ с жёстким сроком. На требование о предоставлении документов обычно дают 10 дней, на запросы — от 5 до 30 дней, в зависимости от вида и оснований.

Пошагово — как отвечать без штрафов

1. Примите уведомление. Зафиксируйте входящий номер и срок ответа.
2. Оцените перечень документов и объём. Определите ответственных и дедлайн.
3. Соберите первичку. Проверьте подписи, даты, соответствие оборотке/КУДиР/ЭДО.
4. Подготовьте сопроводительное письмо: что прилагается, на сколько листов, по какой сути.
5. Отправьте через ЛК/оператора ЭДО. Сохраните чек о приёме и квитанции.
6. Если нашли ошибку — параллельно подготовьте корректировку и пояснения, чтобы снять вопросы.

Что нельзя:

• Отправлять неполные комплекты, черновики, неподписанные файлы.
• Делать «устные обещания» по телефону без подтверждения документами.

📌 Важно: Опоздание с ответом на требование — частая причина штрафа и запуска выездной проверки. Срок — священен. Храните подтверждения отправки.

Блокировка может прийти как от инспекции (взыскание, ст. 46–47 НК РФ), так и от банка (115‑ФЗ, комплаенс‑ризики).

Алгоритм 1–2–3

1. Проверьте основание блокировки в ЛК банка/инспекции: налоговая недоимка, требование документов, признаки сомнительных операций.
2. Свяжитесь с банком (Сбер, ВТБ, Альфа‑Банк, Тинькофф): запросите перечень необходимых документов и срок предоставления.
3. Сверьте претензию и документы. Если согласны — оплатите недоимку/пеню/штраф. Если нет — направьте возражения с доказательствами.
4. По спору — подайте пояснения в инспекцию, приложите первичку и ОCВ.
5. При затяжном кейсе — подключите юриста, чтобы ускорить разблокировку и снизить риски.

📌 Важно: Каждые сутки простоя — сорванные поставки, штрафы контрагентов и репутационные потери. Не затягивайте коммуникацию с банком и инспекцией.

📌 Важно: Порядок и суммы штрафов меняются. Перед оплатой или спором проверьте актуальные нормы НК РФ и КоАП РФ и уточните позицию инспекции.

• Войти в личный кабинет ФНС: проверить уведомления, требования, «несостыковки».
• Сверить сроки уплаты налогов и страховые взносы (см. календарь).
• Проверить 6‑НДФЛ и РСВ на расхождения; подготовить пояснения.
• Сверить КУДиР/бухучёт с банковскими выписками и ЭДО.
• Проверить ККТ и Z‑отчёты; закрыть «висящие» смены, тест чека.
• Проверить сроки действия ЭЦП и наличие резервного ключа.
• Навести порядок в кадровых документах, подать СЗВ‑ТД.
• Ответить на все требования ФНС в срок, сохранить квитанции.
• Проверить банковские уведомления о рисках блокировки; подготовить справки/договоры по спорным платежам.
• Импортёрам: закрыть косвенные налоги и декларации, собрать товарные документы.

Для ИП без сотрудников: особый фокус на КУДиР, НПД/УСН, ККТ, смену режима (до 12–15 января).
Для ООО с сотрудниками: дополнительно — РСВ, 6‑НДФЛ, полная сверка НДС и кадровый архив (табели, приказы, ЛНА).

📌 Важно: Начните с личного кабинета ФНС — это «радар», где раньше всего появляются проблемы.

• Календарь и напоминания. Автоматизируйте напоминания о сдаче отчётности и платежах.
• Регламенты. Введите журнал входящих/исходящих требований, шаблоны ответов, регламент обработки запросов (кто, что, когда).
• ЭДО и дубли. Все счета‑фактуры/акты — в ЭДО, с резервным архивом.
• Резервные ЭЦП. Отдельные носители, разные сотрудники.
• Внутренний аудит раз в квартал. Кросс‑проверка НДС, 6‑НДФЛ, РСВ, КУДиР, ККТ.
• Аутсорсинг. Делегируйте рутину бухгалтерскому партнёру в «горячий» сезон.

📌 Важно: Превентивная работа дешевле любой доначисленной суммы: одна несданная отчётность способна «съесть» годовую экономию на бухгалтерии.

Сигналы эскалации:

• Крупная доначисленная сумма в требовании или уведомлении.
• Блокировка счёта налоговым органом или банком.
• Глубокие расхождения по НДС, «рваная» цепочка контрагентов.
• Подозрение на необоснованные вычеты/фиктивных контрагентов.
• Требование с намёком на выездную проверку.

Что делать:

• Срочно собрать первичку, реестры ЭДО, ОCВ, акты сверок.
• Подготовить аргументованные пояснения и, при необходимости, возражения.
• Привлечь профильного налогового юриста/аудитора с опытом в вашей отрасли.

📌 Важно: Подготовленный пакет и чёткая позиция снижают риски доначислений и штрафов. В спорных ситуациях время работает против бизнеса.

• Личный кабинет ФНС и банка — «точка правды» по требованиям, блокировкам, платежам.
• СФР и кадровые сервисы — проверка СЗВ‑ТД, стажа, пособий.
• ОФД и платформы ККТ — мониторинг статуса, передача чеков, архив Z‑отчётов.
• ЭДО/ЭЦП — централизованный обмен и подпись, резервные контуры.
• Бухгалтерские программы (1С и др.) — консолидация данных, сверки, выгрузки.
• Правовые базы — для оперативной проверки актуальных норм НК РФ, ТК РФ, 54‑ФЗ.

📌 Важно: Технические сбои после праздников — не редкость. Иметь резервный канал отправки (ЭДО/почта) и контакты операторов — обязательный план Б.

Кейс 1. ИП и РСВ
ИП с сотрудниками опоздал со сдачей РСВ и перечислением страховых взносов за декабрь. Итог: требование о пояснениях, пени за каждый день просрочки, предупреждение о лишении льгот МСП. Исправили в течение 3 дней, приложили платёжки и табели — штраф минимизировали.

Кейс 2. ООО и НДС
Компания не заметила расхождения в книге покупок с ЭДО контрагента. Инспекция запросила пояснения, часть вычетов не подтвердилась вовремя. Результат: доначисление и штраф до 20% от спорной суммы. После сверки и корректировки часть вычетов восстановили, но время и деньги потеряли.

Кейс 3. Просроченное требование
Организация ответила на требование на 2 дня позже: один документ не успели подписать ЭЦП. Получили повторный запрос и штраф за непредоставление в срок. Теперь держат резервную ЭЦП на отдельном носителе и чек‑лист ответов.

📌 Важно: Большинство штрафов можно избежать простыми действиями: регулярная сверка, быстрый ответ на уведомления контролирующих органов, резервные инструменты.

Итог прост: январь — тест управляемости бизнеса. Чтобы пройти без штрафов, придерживайтесь календаря, проверьте 6‑НДФЛ, НДС, УСН, закройте РСВ в ПФР/ФНС, наведите порядок в кадровых документах и ККТ, обновите электронные подписи и отвечайте на требования строго в срок. Если видите риск блокировки — действуйте по алгоритму, не затягивая.

Готовы пройти «январскую сверку» быстро и спокойно? Закажите экспресс‑аудит отчётности и платежей, настройку напоминаний и резервных каналов отправки. Заберите чек‑лист в PDF и работайте по нему с командой — это сэкономит вам недели и тысячи рублей на штрафах.

✅ Совет: как быстро поймать расхождения по НДС

• Сформируйте выгрузку книги покупок/продаж за 4 квартал.
• Сопоставьте с реестром ЭДО по контрагентам с оборотом >1 млн ₽.
• Для «дыр» запросите у контрагента подтверждение получения/выставления и статус подписи.
• Зафиксируйте расхождения в таблице, оформите корректировочный пакет (счета‑фактуры/УПД, пояснения).

💡 Пример расчёта пеней по НДФЛ
Компания задержала уплату НДФЛ за декабрь на 10 дней. Сумма — 350 000 ₽. Пени считаются из расчёта ключевой ставки ЦБ РФ/300 за каждый день. Если ставка 15% годовых, пеня ≈ 350 000 × (0,15/300) × 10 = 1 750 ₽. Плюс возможный штраф за неполную уплату (при наличии недоимки на дату проверки).

💡 Пример: первая часть НДС
Сумма НДС к уплате за 4 квартал — 900 000 ₽. Платёж идёт тремя равными частями: 28 января, 28 февраля, 28 марта по 300 000 ₽. Просрочка любой части — пени с первого дня + риск требования.

⚠️ Предупреждение по ГПХ и дистанционке
Неправильное оформление ГПХ, когда есть признаки трудовых отношений (режим, подчинённость, рабочее место), приводит к переквалификации и штрафам по трудовому законодательству и страховым взносам. Пересмотрите шаблоны договоров и акты.

📊 Статистика и тенденции

• В конце года и в январе доля камеральных требований по НДС и 6‑НДФЛ традиционно увеличивается.
• Банковские комплаенс‑фильтры усиливают проверки по контрагентам и назначению платежей: «непонятные» списания и разрывы в документах — типовой триггер запросов.
• АвтоУСН и ЕНС снижают операционные риски, но не отменяют обязанности подтверждать вычеты и документировать расходы.

Вопрос: Нужно ли сдавать «нулевые» отчёты?
Ответ: Да, если вы плательщик по режиму/налогу и деятельность временно не велась — нулевую отчётность сдают в срок.

Вопрос: РСВ сдаётся в ФНС или фонд?
Ответ: Расчёт по страховым взносам подаётся в ФНС; данные бьются с СФР по СЗВ‑ТД и выплатам. Формулировка «РСВ в ПФР» часто используется по привычке, но фактически отчёт сдаётся в налоговый орган.

Вопрос: Что указывать банку при блокировке по 115‑ФЗ?
Ответ: Договоры, УПД, счета‑фактуры, пояснения по экономическому смыслу операции, цепочка контрагентов, сведения о сотрудниках и мощности (офис/склад). Чем быстрее и полнее комплект — тем быстрее разблокировка.

День 1–2

• Проверка ЛК ФНС и банка, сбор уведомлений.
• Актуализация календаря и ответственных.
• Диагностика ЭЦП, тест‑отправка.

День 3–4

• Сверка НДС (ЭДО ↔ книги).
• Проверка 6‑НДФЛ/РСВ, закрытие декабрьских выплат.
• Наведение порядка в ККТ и Z‑отчётах.

День 5–7

• Кадровый аудит (приказы, табели, СЗВ‑ТД).
• Подготовка/отправка пояснений по выявленным расхождениям.
• Финальные платежи (НДФЛ, НДС, УСН/АвтоУСН, НПД).